・マネジメントは部下の何を管理すればよいのかわからない
・目標に対して部下がどのような状況なのか把握できてない
・部下が取り掛かっている仕事の進捗が遅い
・部下のモチベーションを高く維持する事が出来ない
このような事で悩んでる上司は多いんじゃないでしょうか？
マネジメントは様々な仕事があります。
その中でも大きな仕事の一つが
「業務に関連する様々な管理」
だと私は考えます。
マネジメントが業務に関連する様々なことを管理することで組織としての業績を最大化させる事ができます。
今回はそんなマネジメントが管理するべき３つの項目について解説していきます。
部下のモチベーション管理
まず一つ目は「部下のモチベーション管理」です。
組織で成果を追い求めていく中で部下の一人一人のモチベーションを高く保つという事は非常に大切なことです。
誰か一人がやる気の無いネガティブな発言をされると全体の士気が下がってしまい成果が出づらくなります。
なので、マネジメントはどのようにして部下に高いモチベーションを保ってもらいながら業績を伸ばしていくかを考えていく必要があります。
部下のモチベーションを高く保つ方法は？
まずモチベーションを高く保つためにはマネジメントがしっかりと部下との関係性を良好に保ち部下を理解してあげる必要があります。
モチベーションが上がれば仕事に対して意欲のない人でもうまくモチベートしてあげる事ができれば思っている以上に成果を出してくれたり、
現状の仕事ができる人はさらにモチベーションを高まれば、さらにクオリティの高い仕事に取り組んでくれるようになります。
なので、人によって何にモチベーションを感じるかは十人十色なので色々ヒヤリングをしていく必要はあります。
では、部下のモチベーションを高めるにはどうすればいいのでしょうか？
心理的安全性の確保
まずは「心理的安全性の確保」です。
これは組織で仕事をする上で非常に重要なことです。
誰かがやりやすくても誰かがやりにくい職場だとうまく組織としては機能しません。
可能な限り人間関係の摩擦は少なくするべきです。
全員が「自分が意見を言ってもいいんだ」「自分の話を聞いてくれる」「自分がこの職場に居てもいいんだ」という安心感を持った上で日々業務に取り組む事ができるようにしましょう。
適切な目標設定
次に「適切な目標設定」です。
心理的安全性も大切ですが、仕事をする上で目標の設定も非常に重要です。
会社に属したら基本的には何かの目標を「与えられて」日々の業務に取り組んでいくと思いますが、あくまでもそれは「与えられた目標」です。
もし新入社員で右も左もわからない場合は過去の平均から考えてみてもよいかもしれませんが、目標はその人それぞれに合った適切な設定を行いましょう。
目標を設定する際に
「本人が設定した目標に納得し目標を達成した後のビジョンにワクワクできるか」
を基準に考えていきましょう。
成功体験を積んでもらう
次に部下には小さな事でも大きな事でも「成功体験を積んでもらう」ということは大きなモチベーションになります。
それをマネジメントは理解し部下に「それは成功だ」ということを伝えてあげる必要があります。
特に新人の場合は何が成功で何が失敗かも分かりません。
「こうすればいいのか」という体験は仕事をしていく上ではモチベーションに繋がり、次もやってみよう！とどんどん意欲的になっていきます。
自己成長感
次に「自己成長感」です。
過去の自分にはできなかった事ができるようになってくる。
やり方がわかってくる。
前より少ない労力で同じ成果を出す事ができるようになった。
などは全て成長です。
これらを部下自身が感じ取る事ができれば仕事へのモチベーションになります。
達成感
次に部下には仕事で「達成感」を感じてもらいましょう。
私の様な自動車業界の人なら「車が一台売れた」というのは一つの大きな達成感を感じる事ができます。
その他にもお客様からお礼を言われて役に立ったと実感する。
始めてお出迎えからお見送りまでの一連の流れが完結できた。
など様々なことに対して大小とありますが達成感は感じられます。
これらを部下にマネジメントは感じさせるという部分が大切になってきます。
チャンスを与える
最後に部下には「成果を出す機会（チャンス）」を与えてあげましょう。
特に「新人だから・・・」「若手だから・・・」という理由で部下をチャンスから遠ざけていると仕事に対する意欲がどんどん無くなっていき全然成長できません。
日々、雑用ばかりだと俺はこんなことをするためにこの会社に入ったんじゃない！となります。
なので、いきない大きな仕事を任せるということは難しいかもしれませんが、小さいことからでも機会を与えていき部下の経験値を貯めていきましょう。
部下のスケジュール管理
次に管理すべき事は、「部下のスケジュールの管理」です。
社会人になれば様々な予定が入ってきます。
営業マンなら特にお客様との約束や商談など大小様々な予定があります。
ですが、その大きい小さい関係なく約束を守らないという事に関しては人としてタブーです。
まして、お客様ありきのサービス業の方には余計です。
なので、部下のスケジュールは上司もおおよそ把握しておく必要があります。
完璧に把握する必要はありませんが、ある程度把握して部下の仕事がスムーズに進んでいるかを把握しておく必要があります。
ただこの管理に関してはやりすぎると部下は窮屈で仕事がやりにくくなってしまう可能性がありますので、徹底的な管理を行う。
というよりかは「期日があるもの」や「お客様との約束」などの重要なスケジュールをマネジメントは把握しておきましょう。
なぜスケジュール管理が必要なのか？
なぜそこまでスケジュールの管理が必要なのか？という疑問については、
部下のミスは上司であるあなたのミスになるからです。
更に言えば部下のミスは会社組織としてのミスです。
そのような状態が続くとお客様からの信頼も失いますし、企業として存続も危うくなります。
そうならないように部下を管理しミスの少ない様にスケジュールを管理していく必要があります。
ダブルチェックでミスを無くす
約束をすっぽかしていると一瞬で信頼は地に落ちます。
信頼を積み上げるのにはかなりの時間を要しますが、失う時は一瞬です。
会社として顧客を失うことは財産を失うのと同じ事です。
このような人的ミスを無くすために双方でチェックし合うことが大切です。
部下の仕事の進捗度合いを把握するため
私のような自動車業界は一台販売したら終わりというわけではなく、
その後の業務がたくさんあります。
その登録をするためには様々なことを同時並行で行っていく必要があります。
希望ナンバーの申請。車庫証明の申請。車の整備の依頼。コーティングなどがあれば業者にも依頼をしないといけないですし、お客様から必要な書類の回収なども行う必要があります。
それらを自分自身が行うのではなく、部下に行なってもらうのでマネジメントとしてはしっかりと仕事の進捗を把握しておく必要があります。
部下のスケジュールを管理するにはどうすれば良いのか？
では、具体的に部下のスケジュールを管理するために必要なことは
タスクブレイクダウンを行う
一つ目は「タスクブレイクダウン」です。
明日のやることをリストを書き出してもらい、
その中で優先順位を決めていきます。
優先順位の決め方は、
「重要かつ緊急」と「重要ではないが緊急」と「短時間で効果の高い」ものを優先的にしていきます。
これは新人や若手社員だと、どれが優先順位が高いのか低いのかが判断できないケースもありますので最初はマネジメントも一緒になって考えてあげましょう。
慣れてきたら自分の頭の中で予定を組み、優先順位を立てて仕事に取り組んでいく事ができます。
部下とコミュニケーションを取る
次に部下とのコミュニケーションを取るということです。
日々コミュニケーションを取ることで部下の業務内で不足の事態が起こったときに迅速に相談してくれたり、
こっちから話を聞いていて「それはまずいんじゃない？」とアドバイスが出来るからです。
仕事をある程度任せるということも大切ですが、不足の事態にいち早く気づける様に日々コミュニケーションをとっていきましょう。
組織としての業務の進捗管理
マネジメント部下の能力を最大限に活かして組織の業績を最大化させることが目的になります。
売上や利益に関しては数字で表しやすい部分になります。
・目標に対して現在の進捗がどれくらいか
・目標を達成するためにあとどれくらいの活動量が必要なのか
これらをしっかりと把握しましょう。
業績以外にも組織は様々なところで数字を取られていると思います。
・お客様の顧客満足度 CS
・従業員の従業員満足度 ES
・会社独自で行なっている活動進捗
・離職率
様々な数字を追いかけていくと思いますが、これらの進捗管理というのもマネジメントの仕事の一つです。
どのようにして組織の業績を管理すべきか
組織の業績の管理方法は、
基本的には全員が見える場所で管理するべきだと思います。
理由としてはスタッフそれぞれに当事者意識を持ってもらうためです。
管理する方法がPCでの共有なのか
アナログにホワイトボードや張り紙で共有するのかはどちらでも良いのですが、
私は「個人の成績は見えるところでホワイトボードで管理して」
「組織としての業績はPCで共有する」ことにしています。
私は営業のマネージャーになります。
私も営業マンの時は自身の成績が気になっていました。
・自分がどれだけ結果を出しているのか。
・組織の中で何番目の成績なのか。
その時の私は「自分が良い成績を出す＝組織の業績に貢献できいる」と考えていました。
なので私がマネジメントになってからは、営業マンには自身の成績を目一杯追いかけてもらう仕組みを考えています。
業績成果は月の中間報告と月末の最終報告で共有をしています。
最終的に組織としての成果はマネジメントの成果になります。
組織の成果＝マネジメントとしての評価になりますので、
部下にも理解してもらい全員で目標を達成することに向けて活動していきましょう。
さいごに
私が現在マネジメントとして、管理してる大きなウエイトはこの3つが大きいです。
・部下のモチベーションの管理
・部下のスケジュールの管理
・組織としての業務の進捗管理
この３つがマネジメントがまずは管理するべき項目だと考えます。
その他にもやるべきことは多々ありますが、
この３つの管理が疎かなマネジメントは会社からも部下からも評価されません。
必ず理解し身につけていきましょう。
